O minimalizmie i mistrzostwie w prezentacjach

Lipiec, 2011 | Tagi:  , ,    




Dostałem ofertę otwarcia konta w banku (nazwijmy go X). Jego przedstawicielka, pani Y, do maila dołączyła dwa pliki. Pierwszy zawierał tabelę prowizji. Drugi był dla mnie ciekawszy z powodów zawodowych: była to prezentacja sprzedażowa w PowerPoint. W przypadku spotkania na żywo pani Y pokazałaby ją pewnie w laptopie.

Cztery kroje pisma. Osiem (!) wielkości liter, począwszy od 6 punktów (!!!). Pracowicie formatowane tła pól tekstowych, poobracanych w różne strony i cieniowanych w kilku kolorach. Powklejane obrazki – nawet ładne, ale zmniejszone do mikroskopijnych rozmiarów. Podejrzałem we „właściwościach” pliku dane o jego edycji – ponad 800 poprawek, ponad 400 godzin pracy. No i na koniec najlepsze: na 11 slajdach prawie 1300 wyrazów (czyli jakieś 20 minut czytania na głos)…

Czy którakolwiek z 400 godzin pracy pani Y zwiększyła moje zaufanie do banku X? A może podkreśliła zalety konta i moje korzyści? Dlaczego okupiona ponad dwoma miesiącami pracy prezentacja była pod względem perswazyjnym tak samo skuteczna, jak niewymagająca od sprzedawcy żadnej pracy oficjalna tabela prowizji, przesłana tym samym mailem?

Jaki sens ma robienie prezentacji sprzedażowej, która nie sprzedaje?

Fakt, widziałem tylko slajdy, bez występu pani Y. Tu jednak jest pies pogrzebany: skoro oderwano narzędzie (prezentację) od rzemieślnika, który się nim posługuje, trudno się spodziewać, że narzędzie zadziała. Sam szewski młotek nie zrobi ci butów, potrzebny jest szewc. Ale co w sytuacji, gdy młotek jest wadliwy?

Opisana wyżej prezentacja to nie wyjątek, ekstrawagancja banku, którego pracownicy mają za dużo czasu. Takie prezentacje to niestety codzienność wielu firm i instytucji, nie tylko związanych z finansami. Nudne wykłady na uczelniach i nieprofesjonalne prezentacje na korporacyjnych konferencjach kreują wadliwe wzorce. Ludzie robią złe prezentacje, bo wszędzie widzą złe prezentacje, a widzą je dlatego, że… wszyscy je robią tak samo źle.

Mnóstwo danych, obowiązkowo w punktach i z nieczytelnym wykresem z Excela. Czy to naprawdę sprzeda ideę diety śródziemnomorskiej? Cała praca na nic…

Na szczęście w tym ostatnim zdaniu przesadziłem: nie wszyscy. Można robić prezentacje dobre, ciekawe i efektywne, i są tacy, którzy już takie robią.

Rozwój prezentacyjnej metodologii idzie dziś w dwóch zasadniczych kierunkach. Gdybyśmy mogli sobie to wyobrazić na przykładzie dwóch typów prelegentów, byliby to:

Pan Foliowy i Pan Sceniczny

Pan Foliowy pokazuje na slajdach to, co kiedyś pokazywał rzutnikiem folii (pamięta ktoś jeszcze takie ustrojstwo?). Folie z kolei zastąpiły kredę i tablicę. Z folii można było rzucić na ekran skomplikowany schemat, wykres (w kolorze) albo fragment ustawy. Nikt nawet nie zastanawiał się „po co” – dość, że wyglądało to bogato i nowocześnie. No i folia wystarczała na więcej pokazów, niż rysunek kredą…

Wraz z odkryciem PowerPointa pan Foliowy zmienił nośnik, ale sama metoda porządkowania treści została ta sama. Prezenter nie zastanawia się więc „po co mówię?” i „jak to zrobić najskuteczniej?”, tylko przebiera w graficznych bajerach. Nie tylko graficznych – przecież napis może nie tylko wjeżdżać z boku lub wlatywać na ekran spiralnym ruchem, ale robić to z dźwiękiem.

Mam na ten temat swoją teorię. Pan Foliowy tak naprawdę w głębi serca wie, że jego prezentacja to jedno wielkie nudziarstwo. Kto by chciał słuchać tysięcy liczb z raportu kwartalnego albo kogo interesuje klasyfikacja funduszy? Pan Foliowy chce to wynagrodzić słuchaczom, dlatego swoje „folie” stara się jakoś ubarwić. Tak jak kolonizowani tubylcy dostawali perkal i paciorki, tak słuchacze Pana Foliowego dostają w zamian za poświęcony czas trochę animacji i kolorów.

Przeciwieństwem Pana Foliowego jest Pan Sceniczny. Prezentacja Pana Scenicznego to show, eksplozja emocji i ego autora. Mniej chodzi o treść (która w przypadku Pana Foliowego przytłacza widownię), bardziej o formę. Właśnie dlatego, jeśli np. potrzebne jest nagłośnienie, Pan Sceniczny używa tzw. madonny, czyli bezprzewodowego mikrofonu mocowanego przy policzku. Madonnie pozwala ów gadżet śpiewać i tańczyć jednocześnie, lecz dla Pana Scenicznego jest to element lansu. Zdjęcie z madonną (tą pisaną małą literą) jest obowiązkowym elementem strony internetowej Pana Scenicznego.

Jasne, żartuję i trochę przesadzam. Jednak najważniejsze jest to, że

Treść i forma wcale nie muszą być wrogami

Twarda wiedza nie musi nudzić, a metafory i obrazowe przykłady nie są zarezerwowane tylko dla miękkich tematów.

W roku 2003 w Tokio Astrid Klein i Mark Dytham wprowadzili nową metodę prezentowania swoich projektów, znaną na świecie pod japońską nazwą Pecha Kucha (czyt. peczakcza). Pecha Kucha jest oparta na bardzo rygorystycznym formacie: 20 slajdów po 20 sekund, razem równo 6:40. Nie ma tu miejsca na gadulstwo, na wyłuskiwanie głównej myśli z natłoku danych. Jeden slajd – jedna myśl. Jeden obraz, który w 20 sekund zapadnie w pamięć i serce na znacznie dłużej. Klient ma zarazić się pomysłem, złapać ideę, zamiast brnąć w szczegóły, na których i tak się nie zna. Czy nie jest to opis skutecznej prezentacji biznesowej?

Wymaga to jednak perfekcyjnego przygotowania. Żadnego czytania slajdów, zbędnych powtórek, wątków pobocznych. Żelazna konstrukcja planu, dyscyplina słowa i myśli. Wynik jest zerojedynkowy: rozumiem – nie rozumiem, podoba mi się – nie podoba, kupuję – nie kupuję. Trudno wyobrazić sobie metodę, która ostrzej weryfikuje kunszt prezentacyjny.

Pecha Kucha została stworzona przez Europejczyków, ale w Japonii. Czy to przypadek, że również tam pracuje Garr Reynolds, autor bestsellera „Zen prezentacji”? Garr, Amerykanin, zafascynował się kulturą Azji, a szczególnie sztuką zen. W Europie i Stanach zen bywa rozumiane jako „buddyzm dla opornych”, choć przekłada się także na język sztuki. Prostota i oszczędność – właśnie tego mógłby się od sztuki zen nauczyć niejeden użytkownik PowerPointa czy Keynote. Skończyłoby się wypełnianie każdego wolnego centymetra slajdu tekstem, kolorem, wykresami i ściągniętymi z Internetu klipartami… Prezentacje Garra Reynoldsa, właśnie w stylu zen, zachwycają szlachetnym minimalizmem. Jeden wyrazisty obraz, minimum słów. Mówić ma mówca, a nie tekst na slajdzie!

Tu dla odmiany tylko jeden obraz. Twarde fakty poda prelegent, bo to on ma być autorytetem, a nie slajd. Oczy patrzą, uszy słuchają, ślinka cieknie. O to chodzi! (fot. Agata Rzędowska)

Prezentacja to obraz, a obraz to połączenie sztuki z rzemiosłem

Leonardo da Vinci mistrzowsko operował kolorem i światłem dzięki swemu talentowi, ale i dzięki znajomości natury, matematyki i praw fizyki. Korzystanie z doświadczeń połączone z łamaniem konwencji – tak powstała „Gioconda” i „Ostatnia wieczerza”. I tak samo powstają dzisiejsze mistrzowskie prezentacje.

Trudno znaleźć kanon autoprezentacji, którego nie złamałby Steve Jobs, począwszy od stroju, a skończywszy na sposobie mówienia. Jednak jego prezentacje są wydarzeniem (pomijając to, że są skutecznym narzędziem biznesowym…). Czy Steve Jobs jest w takim razie wcieleniem Pana Scenicznego? Nie, ponieważ w jego występach chodzi o coś więcej, niż o lans i formę. Bohaterem – na równi z prelegentem – jest kolejne urządzenie z literą „i” na początku nazwy.

Czy można się tego nauczyć? Oczywiście! Występowanie publiczne to umiejętność społeczna, a więc nikt się z tym nie rodzi. Dla mnie, jako dla trenera, fascynujące jest obserwowanie przemiany u ludzi, którzy powiedzieli sobie „skoro i tak robię prezentacje, to chcę to robić dobrze”. Od nudy do inspiracji, od tremy do charyzmy, od amatorszczyzny do profesjonalizmu.

Nie dla każdego jest to od razu oczywiste. Ileż to wykrętów już słyszałem, byle tylko nie porzucić slajdów typu „punkty, wykres i tabelka”. „To się nie nadaje do prezentowania wiedzy.” „To się nie sprawdzi w naszej branży.” „Przecież trzeba przekazać (na głos) wszystkie dane.”

Jednak te same osoby, gdy przetestują nową metodę, zazwyczaj nie chcą wracać do starej. To jest jak przebudzenie. Nagle okazuje się, że traktowanie prezentacji jak narzędzia, które ma wywołać konkretny efekt, jak najbardziej „nadaje się do prezentowania wiedzy” i „sprawdza się w naszej branży”. Praca nad prezentacją rozpoczynana od pytania „PO CO?” oraz od myśli i obrazów zamiast od informacji i słów jest o wiele przyjemniejsza i – gdy już złapiesz metodę – o wiele prostsza. Łatwiej jest utrzymać uwagę słuchaczy, łatwiej samemu się skoncentrować.

Coś, co do tej pory kojarzyło się z nudą i pańszczyzną do odrobienia, może stać się przygodą

Same plusy? Minus jest jeden, ale poważny: konieczność zmiany nawyku. Jeśli widziałeś 100 nieciekawych, tekstowych prezentacji, czytanych z ekranu przez znudzonego prelegenta, to za sto pierwszym razem uznałeś to za normę. Jeśli poświęciłeś 100 godzin na siedzenie w dusznej sali i słuchanie czegoś, co nigdy nie zmieniło twojego życia (ani nie dostarczyło wiedzy, której nie mógłbyś posiąść w inny sposób), to po prostu uznałeś, że tak jest świat urządzony. I sam zacząłeś robić tak samo…

Ale tak nie musi być. Pecha Kucha powstała z chęci lepszego wykorzystania czasu i skuteczniejszego sprzedania projektów. Steve Jobs nie dostaje pieniędzy za show, ale za efekty. Garr Raynolds wplótł sztukę zen do technologii prezentacyjnej nie z czystej miłości do wschodniej kultury, ale dlatego, że przekonał się o skuteczności takiego połączenia.

Nowoczesne technologie dotarły do nas trochę później, a więc złe nawyki miały mniej czasu, aby się zakorzenić. Prezentacje to dziś codzienność polskich firm – małych i dużych, rodzinnych i korporacyjnych. Czy wykorzystasz tę szansę, by swoimi prezentacjami inspirować i przekonywać?

Jerzy Rzędowski