Mam plan i nie zawaham się go użyć!

Czerwiec, 2012  |  , ,    
Czerwiec, 2012

Niezbędnik kierownika projektu, część 2

 

Ile razy to słyszysz? A ile z tych planów się udaje? No właśnie… Dookoła nie widać milionerów – może zbyt wiele osób liczy na wygraną w lotto, a nie polega na swojej pracy. Nie mamy także setek imperatorów rządzących całym światem.

Płyną z tego dwa bardzo ważne wnioski:

Po pierwsze, planujmy tylko te rzeczy, na które mamy wpływ – być może wydaje się to logiczne, ale często o tym zapominamy. Wygraną w lotto może ci przynieść jedynie przypadek – w języku kierowników projektu możemy powiedzieć, że istnieje bardzo duże ryzyko, że stan konta nie powiększy się w wyniku gry. Oczywiście, możemy zadowolić się prawdopodobieństwem zostania milionerem. Udało mi się kiedyś trafić pięć razy pod rząd trójkę w lotto – z rachunku prawdopodobieństwa wynika, że szanse na takie zdarzenie były mniejsze niż wygrana głównej nagrody – jednak stan konta w końcu został uszczuplony o 24 złote. Prawdopodobieństwo, niestety, nie zasiliło mojego konta.
Stąd drugi wniosek – warto wytyczać wykonalne i mierzalne cele. Jeżeli gram w lotto, moim celem nie jest podniesienie stanu konta, ale dobra zabawa. Natychmiast pojawia się pytanie: jak to zmierzyłem? Bardzo prosto – w wyniku wydania 24 złotych wystąpiły emocje związane z tym, że „mogę wygrać”. Celem było dostarczenie właśnie tych emocji – efekty zostały przekroczone pięciokrotnie.

W prowadzeniu projektu fundamentalne znaczenie ma więc wytyczenie celu, który chcemy osiągnąć. Być może znasz metodę pracy z celami osobistymi SMART albo POWER. Tę samą metodę można zastosować w myśleniu o firmie – tu decydować będzie strategia firmy, a nie osobiste przekonania. Niezależnie od tego, co planujemy, kierujmy się dobrą praktyką menedżerską, która mówi: „plan the work and work the plan”1. Do dzieła więc!

Co to jest plan projektu?

Mówiąc najprościej, to opis, w jaki sposób zamierzamy osiągnąć cel. Celem może być rzecz tak ulotna, jak napisanie wiersza, czy stworzenie nowej sukni ślubnej. Niezależnie od tego, co chcemy osiągnąć (co będzie produktem projektu, czy celem projektu), plan musi zawierać nie tylko informację, że coś chcemy zrobić, ale także – jak chcemy to osiągnąć.

Plan może przybierać różne formy. Może to być opis, mówiący jakie działania podejmiemy po kolei. To może być lista (poszukaj w swoim otoczeniu żółtych karteczek z zadaniami lub zajrzyj do swojego plannera). Możemy też użyć różnych narzędzi graficznych do przedstawienia planu.

Może być potrzebny więcej niż jeden plan. Być może pracownicy wykonujący kolejny etap projektu będą potrzebować bardziej szczegółowego podziału pracy.

Po co tworzymy plan projektu?

Planowanie często jest postrzegane jako żmudna aktywność, która nie daje zbyt wiele – w końcu pracę i tak trzeba wykonać, a od samego planowania jeszcze nic się nie wydarzyło. Z drugiej strony, bez planu może się wydarzyć wiele nieprzyjemnych rzeczy. Jedną z nich jest ciągła modyfikacja celu projektu – w efekcie czego osiągamy NIC (i nie jest to akronim).

Jeżeli nie mamy planu, działamy bez głowy. Istnieje duże ryzyko zapomnienia o czymś ważnym, albo zlecenia istotnej pracy zbyt późno. Moja ulubiona przypadłość projektowa, wynikająca z nieplanowania, to przydzielanie tego samego zadania kilku osobom – zgadnij, jak czują się pracownicy, którzy wykonali kawał dobrej, nikomu niepotrzebnej roboty?

Jak zrobić dobry plan?

Analiza wymagań

To bardzo ważny moment, w którym należy zastanowić się nad trzema podstawowymi zagadnieniami:

  1. Jaki jest kontekst biznesowy projektu – dlaczego zdecydowaliśmy się na podjęcie takiego działania? Co ma ono przynieść odbiorcy projektu?
  2. Jakie cele chcemy osiągnąć (konkretne, mierzalne)?
  3. Jakie są ograniczenia projektu (ile mamy zasobów, czasu, jakie inne czynniki mogą wpłynąć na projekt)?

Po określeniu tych trzech elementów, możemy zebrać dokładne dane co do wymagań, które musi spełnić produkt. To bardzo ważny element w przypadku projektów kreatywnych. Precyzyjne określenie wymagań odbiorcy projektu pozwala ograniczyć czas potrzebny na wymyślanie i projektowanie rozwiązania do przewidywalnej wielkości. Nie straci się czasu na projektowanie zbędnych rzeczy.

Zidentyfikuj zadania

Zadanie to po prostu niepodzielny kawałek pracy do wykonania w określonym czasie. Nie warto dzielić pracy na zbyt małe zadania – kierujmy się zdrowym rozsądkiem. Dobrze jest przygotować różne wersje planu – komitet sterujący (to osoby na samym szczycie projektu) pewnie będzie chciał znać tę najbardziej ogólną, tymczasem osoba odpowiedzialna za konkretny etap działań będzie pracować na bardzo szczegółowo zdefiniowanych zadaniach.

Istnieją dwa sposoby podziału projektu na zadania:

Z góry na dół:

  1. Identyfikacja głównych bloków zadań. Np. Projektowanie przedstawienia, Przygotowanie przedstawienia, Premiera, Rutynowe przedstawienia… Pomyślmy o nich jako o fazach projektu – od razu pojawia się okazja do zaplanowania działań kontrolnych. Pewnie powinny się one pojawić na koniec każdej fazy, a może także w trakcie jej trwania?
  2. Pracując z każdym blokiem zadań – dzielimy go na coraz mniejsze elementy. Kierujmy się zdrowym rozsądkiem – jaki najmniejszy element jest użyteczny? Pamiętajmy, że osoby wykonujące zadania mogą stworzyć jeszcze bardziej szczegółowe podziały – plan projektu nigdy nie jest martwym dokumentem.

Z dołu do góry:

  1. Rozpoczynamy od zidentyfikowania najmniejszych zadań. Co konkretnie musi zostać zrobione? Przejdźmy w myślach każdy etap pracy i zobaczmy, czy to składa się w logiczną całość.
  2. Następnie należy scalić indywidualne zadania w grupy, potem w etapy i podprojekty. Pomyślane będą w sposób hierarchiczny – ileś zadań małych złoży się na jedno wyższego poziomu.

Ten sposób może być dobry w pracy nad projektami kreatywnymi, ponieważ łatwo uwzględnić wkład wszystkich członków zespołu projektowego.

Istnieje jeszcze trzeci sposób, w którym dzielimy pracę w projekcie według produktów, które mają zostać dostarczone. Zamiast „Projektowanie przedstawienia”, będziemy przy planowaniu używać terminu „Zaprojektowane przedstawienie”.

Ile to będzie trwać

Trzeci krok to określenie czasu, jaki trzeba poświęcić na wykonanie zadań. Jeżeli znamy dobrze pracę, jaką wykonuje nasza firma, możemy po prostu przydzielić odpowiednią ilość dni na wykonanie zadania. Należy wziąć pod uwagę, jakie zasoby będą potrzebne do ich wykonania. Jedna osoba może ugotować obiad w trzy godziny, trzy osoby pewnie zrobią to w 45 minut. Jakie zasoby są dostępne dla naszego projektu?

W wielu przypadkach będziemy opierać się o szacowany czas wykonania zadania. Żeby dobrze oszacować czas, skonsultujemy się z osobami, które są kompetentne (ale raczej nie z tymi, które będą wykonywać zadanie – możesz się wtedy dowiedzieć, że to potrwa wieki). Potrzebujemy dwóch wielkości:

  1. Czasu, w którym podobne zadania kończyły się w 90 proc. przypadków (kiedy to się zwykle kończy?)
  2. Czasu agresywnego – czyli takiego, w którym zadanie kończyło się w 50 proc. przypadków (kiedy to się raczej skończy?)

Otrzymamy zatem dwie wartości: agresywną i pewną. Jeżeli zdecydujemy się na czas agresywny2, pamiętajmy, żeby odpowiednio dobrać bufor – czyli czas, który może być zużyty na opóźnienia. Postawmy też pytanie, jakie są ryzyka wpływające na to, że zadanie nie skończy się w przewidzianym czasie – rola kierownika projektu polega głównie na usuwaniu tych zagrożeń!

Zdając pytania, nie wspominajmy o datach dostarczenia danego produktu – to bardzo wpływa na podawane wielkości. Jeżeli obydwie wartości bardzo się od siebie różnią np.: 50 proc. to 5 dni – 90 proc. to 21 dni – oznacza to, że zadanie zostało źle zdefiniowane. Czy można je podzielić?

Mamy już strukturę podziału pracy. Teraz możemy wypisać zadania – pamiętając o tym, w jakie grupy się one łączą. Kolejnym zadaniom przydzielamy czas ich trwania. Pamiętajmy, żeby zaplanować czas potrzebny na kierowanie projektem, spotkania, kontrole itd.

Określ, jak zadania są ze sobą powiązane. Które zadania są potrzebne, żeby wykonać kolejne? Zacznijmy od końca projektu, aż do początku, nie zapomnimy wtedy o żadnym elemencie. Niektóre zadania łączą kilka innych – w tym miejscu warto zaplanować przegląd stanu projektu. W języku zarządzania projektami mówimy o kamieniu milowym. Po wykonaniu tego kroku uzyskamy solidną podstawę do planowania zasobów – ułożenie zadań w czasie będzie bardzo łatwe.

Zaplanuj zasoby. Do każdego zadania które zostało opisane w strukturze podziału pracy przypisz zasoby. Najważniejszym zasobem są ludzie – i należy pamiętać o dwóch rzeczach:

  1. Jeden człowiek nie może być w dwóch miejscach naraz – planujmy zasoby z głową
  2. Częsta zmiana zadań wydłuża czas wykonania każdego z nich. Lepiej, żeby dana osoba zrobiła jedno zadanie od początku do końca.

Zaplanować trzeba też inne zasoby, takie jak maszyny, miejsce potrzebne do pracy itd. Oczywiście jeżeli potrzebna jest sala na spotkanie projektowe, wiadomo, że możemy ją szybko pozyskać. Scenę na premierę przedstawienia trzeba ująć w planie z dużym wyprzedzeniem.

Wykonanie wykresu Gantta

To nic innego, jak wykres przebiegu projektu w czasie. Do jego przygotowania można użyć darmowego oprogramowania (np.  gantter.com) lub komercyjnego, jak Microsoft Project. Można użyć zwykłej kartki. Wielu kierowników używa arkusza kalkulacyjnego.

Zasady są proste. Korzystając z informacji, jak zadania są ze sobą powiązane oraz ze struktury podziału pracy, nanosimy poszczególne zadania na osi czasu. Każde zadanie powinien reprezentować pasek o takiej długości, jak liczba dni, którą zajmie (na tym etapie mówimy już o zasobach, więc na diagramie Gannta wpiszemy osoby wykonujące zadania). Szczegółowych instrukcji tworzenia takiego diagramu jest w sieci dużo.

Kiedy ten krok został wykonany, trzeba sprawdzić, czy nie występują konflikty związane z wykorzystaniem zasobów. Praca nie zostanie wykonana efektywnie, jeżeli ktoś będzie dzielił czas między dwa zadania.

Ryzyka w projekcie

Ten prosty, opisany powyżej przepis pozwolił nam na zbudowanie planu projektu. Na jego podstawie łatwo określimy, ile osób, przez ile dni będzie zaangażowanych w projekcie – czyli jakie będą koszty. Jednak, żeby skutecznie poprowadzić projekt, musimy zidentyfikować ryzyka. Posługując się planem oraz informacjami uzyskanymi od kompetentnych osób, należy przeanalizować, jakie zagrożenia mogą się pojawić w projekcie i zastanowić się, jakie działania pozwolą ich uniknąć. To jest także moment, żeby spojrzeć na inne projekty w firmie, które mogą wykorzystywać te same zasoby. Co się stanie, jeśli te projekty się opóźnią?

Nie mogę napisać, że to już wszystko i pozostaje tylko konsekwentnie wykonać plan. Każdy projekt będzie się zmieniał, być może wystąpi jakieś opóźnienie, być może zmieni się któreś wymaganie odnośnie produktu – plan projektu będzie więc podlegał ciągłym zmianom. Jednak każda zmiana powinna być przemyślana pod kątem skutków, jakie wywoła dla projektu (np. czas trwania, wykorzystanie zasobów) i firmy (np. koszty), a dobry plan jest świetnym narzędziem do tego celu.

 

Michał Brennek
Project manager specjalizujący się w kierowaniu projektami z dziedziny IT
i nowych mediów oraz marketingu. W wolnych chwilach żegluje, jeździ na nartach i fotografuje.

—————————————-
1  Oczywiście gra słów traci swój urok w wersji polskiej – ale można spróbować przetłumaczyć to zdanie tak: planuj pracę i pracuj z planem…

2    W metodzie zarządzania opartej o teorię ograniczeń, zwanej metodą łańcucha krytycznego, używamy czasów agresywnych. Żeby projekt się udał, trzeba jeszcze odpowiednio poustawiać zadania i obliczyć bufor projektu. Choć ta metoda jest bardzo skuteczna i pozwala firmie osiągnąć zdumiewające efekty, nie zalecam jej stosowania bez wcześniejszego treningu, ponieważ wymaga doświadczonego kierownika i, co najważniejsze, odpowiedniej kultury organizacyjnej!

 







Zobacz także