Kolega ma urlop

Czerwiec, 2012  |  , ,    
Czerwiec, 2012

Jak przetrwać sezon urlopowy w swojej firmie? Podpowiedź brzmi, by zacząć wcześniej planować wyjazdy i zastępstwa. Ale przedtem warto zastanowić się, jakie mogą być plusy i minusy rozłożenia planu urlopów na cały rok oraz – z drugiej strony – zamknięcia firmy na dwa tygodnie. Wypoczynek jednych pracowników nie musi oznaczać survivalu dla tych, co zostali w mieście…

Jeśli w firmie plan urlopów jest na cały rok …

Pamiętaj

  • Mądrze zapanuj plan urlopów, czyli ustal plan półtora miesiąca przed wakacjami.
  • Nie dawaj planów urlopowych w styczniu, by pracownicy wpisali się na miesiące wakacyjne – praktyka pokazuje że pracownicy wpisują się, a potem przekładają urlopy i w firmie panuje zamieszanie.
  • Daty urlopów pracownik wybiera sobie sam.
  • Gdy firma ma kontakt z klientami – zapewnij osobę na zastępstwo lub na dyżur.
  • Zastanów się nad pracownikami tymczasowymi w firmie na czas nieobecności któregoś ze swoich specjalistów

Minusy

  • Klient przez 2 miesiące słyszy: „nie możemy tego naprawić, bo informatyk ma urlop”, „nie możemy tego wykonać, bo pani Kasia ma urlop”, itd.
    • Firma przez dwa miesiące nie pracuje na 100 %, bo ciągle kogoś nie ma

 ***

Jeśli zamykasz firmę na dwa tygodnie…

  • Najpierw zastanów się, czy w twojej branży takie rozwiązanie jest możliwe?

Minusy

  • Zastanów się, czy stać cię na takie rozwiązanie? Pamiętaj: „nie ma firmy, nie zarabiasz”.
  • Pracownik jest zmuszony w określonym terminie wziąć urlop, a nie każdy chce jechać na wakacje w lipcu czy sierpniu.
  • Klienci nie mają kontaktu przez 2 tygodnie z firmą; w razie awarii, usterek nie mają z kim się skontaktować.
  • Konkurencja może przejąć twoich potencjalnych klientów – czy jesteś gotowy na takie wyzwania?

Plusy

  • Klienci wiedzą, kiedy firma nie będzie działać, w związku z tym nie będą cię nękać telefonami na wakacjach.
  • Ty jako szef nie stresujesz się tym, że „pracownicy sobie beze mnie nie poradzą”.
  • Unikasz wymówek w stylu „nie możemy tego naprawić, bo informatyk ma urlop”

***

Ponadto:

  • Nie wymagaj od pracowników, aby robili plan urlopów na wiele miesięcy naprzód. To jak wróżenie z fusów. Trudno precyzyjnie zaplanować wakacje z takim wyprzedzeniem. Nie sposób też przewidzieć, jakie będzie obciążenie pracą / projektami poszczególnych pracowników / działów w danym miesiącu czy tygodniu. Planuj zatem krótszej perspektywie.
  • Przed sezonem urlopowym porozmawiaj z pracownikami. Podsumuj bieżące i planowane projekty, poinformuj, jakie zadania i w jakim terminie poszczególne osoby / działy powinny zrealizować. Następnie wspólnie opracujcie grafik urlopów, tak, aby nie paraliżować pracy działu / przedsiębiorstwa.
  • Jeżeli przewidujesz, że w okresie urlopowym będziesz dysponował mniej liczebnym zespołem, co przełoży się na wolniejsze tempo obsługi klienta, utrudnioną komunikację między klientami a firmą, dłuższe terminy realizacji bądź okresowe zawieszenie działalności, z wyprzedzeniem poinformuj o tym klientów i ustal precyzyjne i realistyczne terminy realizacji prac. Klient odpowiednio wcześnie oraz w odpowiedniej formie uprzedzony, lepiej zniesie okresowe niedogodności. Dodatkowo będzie miał szansę dopasować swoje terminy i zobowiązania do twoich możliwości lub znaleźć inne rozwiązania.

Izabela Kielczyk, psycholog biznesu

 







Zobacz także