– Panie Marku, zapraszamy, proszę przedstawić realizację celów w ostatnim kwartale oraz plany segmentacji rynku B2B i B2C na pierwszy kwartał 2011 roku.
– Yyy, hmm, taaaaak… już chwileczkę, bo coś mi się tu w laptopie zawieruszyło…Ooo… już mam, możemy zaczynać. Na pierwszym slajdzie widzą państwo szczegółowe dane za ostatni kwartał, proszę się tak nie wczytywać, bo to małymi literkami strasznie, zresztą jak zdążymy, dalej będzie uśredniony wynik, to może jakoś to państwo przeczytają. Zresztą to i tak jest w materiałach…
Coś ci to, drogi Czytelniku, przypomina?
Ile razy brałeś udział w spotkaniu, w którym niby wszyscy wiedzieli po co jest, ale nikt nie miał odwagi powiedzieć, że to strata czasu?
To jest, niestety, codzienna praktyka wystąpień publicznych. Minęły czasy, kiedy wystąpienie publiczne kojarzyło się z toastem, mową powitalną lub pożegnalną. Odkąd nastała era Power Pointa, przestano postrzegać wystąpienia jakoś coś wyjątkowego, do czego trzeba mieć umiejętności erudycyjne, znać klasyczną retorykę, czy władać łaciną. Dziś w wystąpieniach liczą się głównie fakty, choć powszechnie wiadomo, że sprzedają i wywierają wpływ emocje. Jak więc przygotować się do wystąpień publicznych, których warunki dyktują techniczne osiągnięcia XXI wieku?
Tak samo, jak przygotowywano się do nich w III wieku przed naszą erą i XIX wieku naszej ery. Ale spokojnie, nie trzeba kończyć szkoły retoryki i spędzać czasu w poszukiwaniu mądrych ludzi na agorze. Czy wiesz, co to jest kuchnia fusion? A molekularna? No właśnie, nowe życie tchnięte w stare, sprawdzone składniki, nowa technika kulinarna, wyzwalające nowe doznania. Dokładnie tak samo jest z przygotowywaniem się do wystąpień publicznych.
Masz nieograniczony dostęp do informacji oraz inspiracji. Wystarczy mądrze z nich skorzystać. Wiem, wiem, ukazało się wiele książek, które dotyczą wystąpień, prezentacji i mowy ciała. Co rusz spotykasz się z nowymi teoriami. Ja przedstawię ci kilka sposobów, z których korzystam w swojej pracy.
Po pierwsze – zawsze zastanawiaj się nad celem wystąpienia. Niezależnie od tego, czy poproszono cię o powiedzenie kilku słów przy powitaniu ważnego gościa, czy masz być drużbą i wznieść toast za zdrowie i szczęście pary młodej, czy też masz zaprezentować nowy spektakularny produkt lub wizję – zawsze koncentruj się na celu. Kilka miesięcy temu z powodów zawodowych oglądałam konferencję prasową grupy ITI. Przy długim stole plenarnym (niesamowite, że to wciąż pokutuje) siedziało kilku panów, ktoś puszczał prezentację i panowie mówili, ale nie mówili niczego szczególnego. Ubierali w zdania to, co na slajdach było w formie tabel i wykresów. Wszyscy zgromadzeni dziennikarze dostali wydrukowaną prezentację i w zasadzie można było sobie darować to spotkanie. Rozesłać materiały dziennikarzom, posadzić panów na czatach, żeby odpowiedzieli zdalnie na pytania, i już. Byłoby taniej, ekologiczniej i inaczej. Posadzono na kilkadziesiąt minut za stołem najważniejsze osoby w firmie, aby opowiedziały o tym, co można w kilkanaście minut przeczytać. Jeśli celem było zgromadzenie całego zarządu w jednym miejscu i pokazanie go w telewizji, to cel został osiągnięty. Ale jeśli dziennikarze mieli rzetelnie i z zaangażowaniem napisać, jak naprawdę wygląda kondycja firmy, jakie zmiany i plany czekają ją w następnym kwartale, to nie zostało to osiągnięte. Celem wystąpienia nie może być tylko przekazanie informacji, od tego są gazety i maile.
To łączy się także z kolejną rzeczą, na którą koniecznie zwróć uwagę. Grupa. Kto będzie cię słuchał? Czy wśród słuchaczy będzie ktoś, kto może cię „zagiąć”? Kiedy będziesz występował przed znajomymi, współpracownikami, czy całkiem nową grupą, zawsze dowiedz się czegoś jeszcze. Być może ten temat to konik któregoś ze słuchaczy? Być może ta grupa pod całkiem inną nazwą miała już okazję poznać dane lub przykłady, które będziesz prezentować? Sprawdź, jak wygląda plan spotkania i kiedy będzie czas dla ciebie. Jeśli dowiesz się, że będziesz występować po obiedzie, przygotuj materiał inaczej, niż gdybyś miał otwierać lub zamykać dwudniową konwencję firmową. Upewnij się, czy wśród słuchaczy będą sami Polacy, czy pojawią się goście z innych kultur i części świata. Możesz, wplatając jeden regionalny element, historię, sprawić, że gość poczuje się lepiej, a ty zostaniesz zapamiętany.
Gdy już masz cel i wiesz możliwie dużo o słuchaczach, to zastanów się, co wiesz na temat, o którym będziesz mówić, a czego nie wiesz. Jeśli wiesz dużo, to masz znacznie większy kłopot niż gdybyś wiedział naprawdę niewiele. Im większa jest twoja wiedza teoretyczna i praktyczna, tym możesz mieć większe tendencje do używania skrótów myślowych czy posługiwania się hermetycznym językiem lub skomplikowanymi przykładami. Jeśli wiesz dużo, będziesz chciał dużo przekazać, ale czy celem jest przekazanie twojej ogromnej wiedzy i karmienie ego? Jeśli masz świadomość niedostatku wiedzy w zakresie, w jakim masz się wypowiedzieć publicznie, posegreguj wiedzę uważnie. Przygotuj się tak, żeby pokazać swój profesjonalizm i nie deprecjonuj tego, co wiesz. Oczywiście, warto w swoje wystąpienie wrzucić czasem jakiś komplement czy ukłon w stronę publiczności, np.: „widzę, że w sali spotkały się same tęgie głowy, ja oczywiście wiem na czym państwa praca polega, ale takiej praktyki prędko nie zdobędę”. Taka wypowiedź to oznaka szacunku dla wiedzy i umiejętności słuchaczy. Czymś zupełnie innym będzie stwierdzenie: „poproszono mnie o wystąpienie przed państwem, ale ja całkiem nie wiem dlaczego, bo ja się na tym nie znam. Coś poczytałem, ale nie czarujmy się, takiej wiedzy to ja nie mam, żeby państwu zaimponować”. Nasuwa się pytanie: to po coś tu przyszedł nam głowę zawracać?!
Koniecznie dowiedz się, ile masz czasu na wystąpienie, bo to wpłynie na twoje przygotowania. Przygotuj się także na niespodzianki czasowe. Przecież może tak być, że z jakiegoś powodu twoja wypowiedź będzie musiała być skrócona lub wydłużona. Takie rzeczy zdarzają się bardzo często, a ty w takiej sytuacji musisz być przygotowany – jak mówi Krystyna Janda w odniesieniu do swojej pracy – żeby wskoczyć na sam szczyt swoich umiejętności, z marszu wejść na wysokie C. Zastanów się, jakie będziesz mógł dodać przykłady lub historie do swojej prezentacji, żeby ją w razie potrzeby rozwinąć, oraz co możesz ominąć bez tracenia obranego celu.
Przetestuj. Uwierz mi, złośliwość przedmiotów martwych oraz zawodność ludzkiej pamięci zawsze zdarzają się w najmniej oczekiwanym momencie i zazwyczaj wtedy, kiedy jesteś na to najmniej przygotowany. Gdyby miało się okazać, że nie zadziała rzutnik, a ja nie mam akurat ze sobą drugiego, swojego, zawsze mam wydrukowaną prezentację z notatkami oraz zupełnie osobno kluczowe myśli całej prezentacji na dużych kartkach. Tak, abym w razie potrzeby mogła namalować obraz w głowach słuchaczy albo abym opisała najdokładniej niezbędne dane lub fakty. Całkiem niedawno byłam świadkiem sytuacji, kiedy po przerwie kolejny gość na spotkaniu firmowym miał zabrać głos, a w tym czasie „padł” rzutnik. Prelegent, który występował, miał ze sobą tylko pendriva. Skończyło się tym, że 23 osoby w salce konferencyjnej stłoczyły się przy ekranie laptopa z matrycą o wielkości 15,6’. Efekt był taki, że nikt nie słuchał, prawie nikt nie widział, a prowadzący tę część spotkania firmowego przeżywał prawdziwe męki. A można było tego uniknąć.
To o wystąpieniach na co dzień, a jak jest od święta?
Cóż, prezentacje pojawiają się już na weselach i urodzinach kilkulatków. W wesołej aranżacji z Kubusiem czy piratami z Karaibów wyświetlane są zdjęcia dziecka-jubilata z zabawnymi podpisami albo komentarzami. Młode pary pokazują swoją historię zaproszonym gościom. Pamiętasz film Love, actually (To właśnie miłość) i najsmutniejszy wątek, czyli pogrzeb Joanny? Była prezentacja, muzyka i krótki, podnoszący na duchu zgromadzonych speech, przygotowany dokładnie według zasad, o których napisałam powyżej.
A jeśli mimo przygotowań coś ci się w wystąpieniu nie uda, potraktuj to jak ciekawą i motywującą do zmiany nauczkę na przyszłość. Szanuj czas swoich słuchaczy, a zostaniesz potraktowany przez nich z szacunkiem.
Agata Rzędowska