Rywalizacja w biznesie staje się coraz bardziej zacięta. Aby zwiększyć swoją skuteczność przy zawieraniu transakcji handlowych czy w starciach z silnymi przeciwnikami, przedsiębiorcy zazwyczaj szkolą kadrę menedżerską z zakresu umiejętności interpersonalnych oraz – modelowo – stawiają dobrego prawnika do dyspozycji menedżera prowadzącego negocjacje. Od pewnego czasu jednak niektórzy biznesmeni sięgają po nową broń – wsparcie profesjonalnego zewnętrznego doradcy-negocjatora, współpracującego niekiedy z psychologami czy infobrokerami. Jak dowodzi praktyka, taka dodatkowa pomoc zwiększa szansę przedsiębiorcy na sukces w negocjacjach, co przekłada się często na milionowe zyski. Przekonałem się o tym osobiście.
Nikogo nie trzeba przekonywać, jaka jest różnica między profesjonalnym kucharzem, a utalentowaną osobą gotującą sporadycznie. Ta druga gotuje smacznie, ale ma ograniczony repertuar, mniejszą wiedzę o składnikach i efektach ich kompozycji. Rzadziej ma więc spektakularne osiągnięcia i… z jakichś względów wolelibyśmy w naszej restauracji tego pierwszego. Tak samo jest z profesjonalnymi doradcami-negocjatorami. Menedżerowie zdają sobie coraz częściej sprawę z tego, że choć sami posiadają talent negocjatorski, lepiej by było, gdyby doradził im w negocjacjach lub je poprowadził ktoś, kto się w tym specjalizuje. Tym bardziej, że negocjacje to poważna dziedzina wiedzy – również z zakresu psychologii, socjologii, ekonomii, prawa i… historii.
Główne zadania
Należy wyraźnie odróżnić rolę doradcy-negocjatora od roli prawnika zabezpieczającego prawnie daną transakcję (choć czasem jest to ta sama osoba). Ten ostatni ma zwracać uwagę na wszelkie niuanse i ryzyko prawne, zatwierdza też od strony prawnej treść dokumentów. Zadanie doradcy-negocjatora jest inne i o wiele szersze. Jest on odpowiedzialny za przygotowanie negocjacji we wszystkich aspektach – również biznesowych i operacyjnych, w tym m.in za: (1) zebranie elementów mających wpływ na negocjowane obszary, (2) ich analizę, (3) proponowanie strategii i (4) poszczególnych taktyk, (5) przygotowanie „wewnętrznych” dokumentów, o których będzie mowa dalej, (6) „rozpisanie” negocjacji w czasie, (7) dobór lub stworzenie odpowiednich narzędzi pomocniczych, (8) przygotowywanie korespondencji i skryptów do rozmów telefonicznych, (9) zarządzanie „składem drużyny” na poszczególnych spotkaniach, (10) wymyślanie „rozgrywek” przy stole negocjacyjnym i poza nim, (11) analizę zachowania drugiej strony, (12) sporządzanie raportów negocjacyjnych.
Nawet jeśli nie negocjuje bezpośrednio, jest project manageremnegocjacji i „spina” pracę całego zespołu. Pilnuje, aby doradcy prawni interweniowali we właściwych momentach i by kwestie prawne nie stanęły na przeszkodzie w osiągnięciu celów negocjacyjnych. Sam zaś nie musi być specjalistą w negocjowanej tematyce: potrzebne elementy uzyskuje na etapie przygotowań, a w trakcie negocjacji mogą mu towarzyszyć wybrani członkowie zespołu.
Na froncie
Przedsiębiorcy mogą czerpać duże korzyści decydując się, aby to zewnętrzny negocjator osobiście prowadził rozmowy biznesowe. Niewątpliwie postępują wtedy zgodnie ze złotą zasadą negocjacji – nie negocjować samemu we własnej sprawie. Emocje osoby osobiście zaangażowanej w projekt odbierają bowiem zdolność percepcji i racjonalnej analizy sytuacji często nawet w 40 procentach! Menedżerowie wiedzą także, że profesjonalny negocjator ma większą zdolność oddziaływania na drugą stronę i na realizację określonych taktyk, bywa lepszym „aktorem”. Wielu przedsiębiorców zauważyło również, że osoba negocjatora-frontmena daje im przewagę strategiczną oddzielając ich od drugiej strony, będąc swoistego rodzaju „zderzakiem”. Można go też „użyć” do realizacji taktyk, za które przedsiębiorca nie chce brać odpowiedzialności, z których zarząd chce się później – jako wyższa instancja – wycofać. Największy komfort daje zaś świadomość, że z pomocą takiej osoby można negocjować nawet gdy strony nie pałają do siebie przyjaznymi uczuciami, ale także i wtedy, gdy łączą nas z drugą stroną… bardzo dobre stosunki – tak dobre, że uniemożliwiłyby nam osobiście racjonalną obronę naszych interesów.
Na zapleczu
Nawet jeśli biznesmen chce sam negocjować, albo jeśli nie chce ujawniać drugiej stronie swojego doradcy, ten ostatni, pozostając „na zapleczu”, jest również pożyteczny. Po pierwsze, tworzy potrzebne w negocjacjach wewnętrzne dokumenty dotyczące wszystkich aspektów ekonomicznych, operacyjnych, prawnych i zarządzania ryzykiem. Czyni to w oparciu o: rozmowy z członkami organizacji, szeroki research, opinie prawne oraz pogłębioną analizę problemową. Memoranda korporacyjne, analizy sytuacyjne, propozycje różnych strategii oraz konkretne scenariusze negocjacyjne – te dokumenty są drogowskazem i bazą negocjacyjnych decyzji przedsiębiorcy. Są podstawą do dyskusji dla członków zarządu, często też przedmiotem uzgodnień z radą nadzorczą. Po drugie, doradca-negocjator pomaga wypracować wspólne i spójne stanowiska oraz instrukcje negocjatorskie. Jest to szczególnie potrzebne w dużych, niejednorodnych korporacjach, w których ścierają się różne interesy i opinie. Po trzecie, zarząd często preferuje, by osoba, która zbierze materiały, opracuje strategię, taktykę etc. była z zewnątrz, a nie w środku gry korporacyjnej. Taka osoba nie ma bowiem swoich ambicji i celów korporacyjnych, które wpływają na cały projekt.
Praktyka czyni różnicę
Pozostaje jeszcze pytanie, kim powinien być doradca-negocjator. Otóż, oprócz posiadania opisanych wyżej umiejętności i wiedzy, powinien być praktykiem, kimś kto „wąchał proch” i przeżył prawdziwe wojny negocjacyjne, a nie li tylko uczelnianym teoretykiem czy trenerem. Dodatkowo, z co najmniej kilku powodów, powinien być to prawnik – i to praktykujący. Ruchy, które proponuje, jak i słowa, których używa lub doradza użyć, decydują często o sytuacji prawnej klienta. Same rozmowy zaś kończą się zazwyczaj podpisaniem dokumentu prawnego, który też trzeba wcześniej wynegocjować. Nawet jeśli to nie sam doradca-negocjator jest odpowiedzialny za treść tegoż dokumentu, a przygotowuje go inny prawnik, doradca jest wtedy w stanie nadzorować tego ostatniego i kierować przebiegiem negocjacji prawnych.
Warto podkreślić, że takim doradcą nie powinien być praktykujący w zwykłym trybie adwokat czy radca prawny, działający w ramach umowy o świadczenie usług prawnych. Nie zapominajmy, że musi być on negocjatorem, a 95% prawników nie miało po prostu okazji, by zdobyć takie doświadczenie i umiejętności. Często nie pozwalał im na takie doradztwo lub o nie nie prosił… sam klient. Wydaje się również, że negocjator powinien działać w oparciu o szerszą umowę doradczą, której celem jest osiągnięcie celów negocjacyjnych, a nie prawne zabezpieczenie klienta. Wtedy może skoncentrować się na osiągnięciu sukcesu, a nie na „rzucaniu kłód pod nogi” biznesmenom, jak często ci ostatni postrzegają działania prawników, zmierzające do wywalczenia za wszelką cenę perfekcyjnych zabezpieczeń prawnych.
Chęć osiągnięcia celów biznesowych bez zbędnych konfliktów czy ich eskalacji, potrzeba uniknięcia postępowań sądowych czy zmniejszenia kosztów armii prawników wykłócających się często tygodniami „dla sztuki”, a nade wszystko pragnienie sprytnego i szybszego pokonania przeciwnika powodują, że zapotrzebowanie przedsiębiorców na doradców-negocjatorów będzie rosnąć. Należy jednak pamiętać, że kluczem do sukcesu jest zawsze wybór właściwej osoby, oparty o przywołane powyżej kryteria wielowymiarowego doświadczenia i wysokich kwalifikacji.
Marek Kujawa – negocjator, adwokat, od 2002 r. partner zarządzający w firmie EBCG Negotiators & Strategists (więcej informacji na stronie www.marekkujawa.com)