GTD (Getting Things Done) – w dosłownym tłumaczeniu: „doprowadzanie roboty do końca” – to metoda organizowania zajęć (zawodowych i prywatnych). Jej twórcą jest David Allen. Celem metody jest uwolnienie się od obowiązku pamiętania o wszystkim, co mamy do załatwienia, a równocześnie bycie produktywnym.
Jednym ze źródeł popularności metody GTD jest elastyczność, a jej zwolennicy przystosowują do niej istniejące narzędzia (pliki tekstowe, klienta poczty elektronicznej, strony oparte na Wiki, programy do zarządzania czasem), a także tworzą nowe. Na przykład popularną aplikacją na Androida, zgodną z metodą GTD, jest Remember the milk, aplikacja pozwalająca tworzyć listy zakupów, zadań do wykonania itp.
Być może o entuzjastycznym stosunku do metody Allena przesądza fakt, że dostrzega on, iż oprócz życia zawodowego mamy i życie prywatne. On sam pisze o tym tak: „Odpowiadanie na e-maile od szefa (…), zastanawianie się, dlaczego nasze dziecko dziwnie milczy, zajmowanie się nagłym kryzysem naszego działu (…) – to wszystko sytuacje, które niewątpliwie wywołują reakcję zależną od tego, jak wiele czynników składa się w danej chwili na naszą obecną rzeczywistość. Jednak jeśli zbytnio się skupiamy na bezowocnych myślach zamiast zajmować się rzeczami, którymi naprawdę powinniśmy się zająć, to (…) sprawy te będą wymagały poświęcenia większej uwagi, niż jest im w rzeczywistości należna”.
Allen zdaje sobie sprawę z tego, że ci sami ludzie w jednych obszarach działają znakomicie lub poprawnie, a w innych zupełnie sobie nie radzą. Na przykład kierownik projektu w firmie zajmującej się oprogramowaniem. Umie doskonale prowadzić spotkania i kontrolować proces wprowadzania na rynek nowego projektu, ale nie ma pojęcia, jak zastosować te techniki w relacjach z matką i ma bałagan w prywatnych finansach. Ten sam człowiek może panować nad finansami, ale nie mieć zielonego pojęcia, dokąd zmierza jego związek. Może mieć porządek na biurku w pracy, za to jego kuchnia może wyglądać tak, jakby przed chwilą łupnął w nią meteoryt tunguski.
Czynnikiem szczególnego ryzyka, który nie pozwala się skupić na tym, co ważne, są niezałatwione sprawy. Odciągają uwagę, i chociaż pozornie o nich nie myślimy, podskórnie nas drążą. Doświadczyłam tego, kiedy zmieniłam telefon na taki z systemem Android. Przez pierwszą dobę miałam wrażenie, że w ogóle nie panuję nad swoim życiem – import kontaktów szedł jak woda pod górę, personalizacja stawiała opór, brakowało zwykłego notesu, który w poprzednim sprzęcie był wyjątkowo prosty i dopracowany. Po trzech dniach odzyskałam jako-taką kontrolę.
Allen tak o tym pisze: „Zawartością problemu może być wyładowująca się bateria laptopa, jak i świadomość, że ktoś bliski w rodzinie cierpi na poważną chorobę. Niewielu ludzi jest gotowych przyznać, że to są czynniki rozpraszające i nie wszyscy chcą je zidentyfikować jako problemy, które mogą być rozwiązane”.
Filozofię Allena można zamknąć w trzech słowach: notuj, sortuj i sprzątaj.
Notowanie to zapisywanie spraw do rozwiązania, załatwienia, tych, które zaprzątają uwagę, na różnego rodzaju listach. Dobre jest każde narzędzie – notes, laptop, białe tablice, samoprzylepne kartki, dyktafon. Miej notesy wszędzie, bo nic nie jest w stanie zastąpić długopisu i papieru.
Sprzątanie. Kiedy kot nie wie, co powinien zrobić (także wtedy, gdy ucieknie mu zdobycz), na wszelki wypadek się myje. Jak powiada Claude Villee w „Biologii” – „porządkuje sierść”. Allen mówi coś podobnego do ludzi: „Kiedy masz wątpliwości, posprzątaj w szufladzie”. To odnosi się do samochodu, torebki, szafy, półki z kosmetykami – do wszystkiego. Poczucie utraty kontroli w tym obszarze może być niezauważalne i wolno nasilać się w czasie, za to solidne porządki dają szybkie uczucie odzyskania kontroli i energii.
Inną istotną kwestią, którą porusza Allen, jest podział zadań lub projektów na te, które należy wykonać właśnie teraz i na te, które mieszczą się w kategorii kiedyś-może-nie teraz. Chodzi o podjęcie świadomej decyzji, czy kiedykolwiek da się je zrealizować. Ponieważ wygrywanie w świecie biznesu, zdaniem Allena, nie polega na utrzymywaniu prosektoryjnego porządku, tylko na tym, żeby znać swoją mapę i w razie jakichś zakłóceń zmienić kierunek marszu. Na tym polega prawdziwa kontrola nad życiem.
Laura Bakalarska
Patronat Business&Beauty
David Allen, „Życie i praca. Jak znaleźć czas na wszystko”, tłum. Piotr Bucki, Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne 2012, str. 380