Potocznie improwizacja kojarzy się z prowizorycznym rozwiązaniem trudności. Czy taki sposób postępowania w pracy metodą projektu jest dobry? Czy nie pogorszy jakości wyników? W pracy kierownika projektów improwizacja jest potrzebna i przynosi dobre efekty, pod warunkiem, że jest wdrażana w przemyślany sposób.
Improwizacja jest sposobem myślenia i działania, który pozwala tworzyć nowe rozwiązania w sposób doraźny. Co ważne, przynosi dobre wyniki tylko wtedy, kiedy jest wdrażana w kontrolowany sposób. Improwizowanie w projektach możliwe jest tylko wtedy, gdy w przemyślany sposób połączymy to co kreatywne, nieujarzmione, z tym co uporządkowane – zarządzane.
Samo pojęcie możemy podzielić na kilka części. Najważniejszym składnikiem improwizacji jest kreatywność, czyli zdolność do stosowania nieszablonowych rozwiązań w nowy sposób (mogą to być również sprawdzone rozwiązania zastosowane na nowym polu). Drugim komponentem jest intuicja, którą rozumiem jako zdolność podejmowania (względnie) trafnych decyzji na podstawie ograniczonych danych. Projekty są prowadzone w nieustannie zmieniającym się środowisku, trudno więc, szczególnie w przypadku złożonych i długich projektów, trafnie ocenić poszczególne parametry, takie jak czas czy potencjalne ryzyko. Trzeci składnik to zdolność do adaptacji wszystkich struktur projektu. To ten trzeci czynnik decyduje o sukcesie improwizacji w projekcie (jeżeli pozostałe dwa istnieją w naszej organizacji), bo to na tym polu mamy możliwość zarządzania.
Głównymi powodami, dla których w projekcie pojawia się konieczność improwizacji, są presja czasu i występowanie ryzyka. Im większa presja na środowisko projektu, tym większa konieczność improwizacji. Skrócenie w czasie procesów biznesowych, bądź poprowadzenie ich w nowatorski sposób jest podstawą do skutecznej ucieczki przed konkurencją. W praktyce sprowadza się to do odstąpienia w sposób kontrolowany od przyjętego planu po to, by w sposób bardziej efektywny uzyskać korzyści biznesowe.
Wiele organizacji wspiera pracowników w eksperymentach z nowymi, bardziej skutecznymi metodami wykonywania zadań, jednakże skutkiem ubocznym są powstające trudności w kontroli wykonanej pracy. Ważny jest więc mądry nadzór nad jej przebiegiem.
Co organizacja może zyskać dzięki improwizacji? Najważniejszą korzyścią jest możliwość elastycznego dostosowania działań do zmiennego środowiska biznesowego, a tym samym uzyskania przewagi nad konkurencją (bądź uniknięcia zagrożeń). W praktyce chodzi o oszczędność czasu, jaki poświęcamy na wytworzenie rezultatu projektu albo o czas, jaki uda się zaoszczędzić dzięki uniknięciu lub właściwej reakcji na ryzyko. Takie elastyczne podejście pozwala także wytworzyć wiedzę w organizacji, a dzięki niej – innowacyjność. Obecnie dużą karierę robi określenie „organizacja ucząca się” w odniesieniu do środowisk, które w sposób kontrolowany wspierają improwizowane metody osiągania celów.
Jakie warunki powinna spełnić organizacja, aby mądrze wykorzystać potencjał improwizacji? Bardzo ważna jest kultura pracy. Pracownicy nie mogą eksperymentować w środowisku silnie sformalizowanym. Istotne jest wytworzenie wzajemnego zaufania, zarówno wewnątrz zespołu projektowego, jak i w obrębie organizacji. Niezbędne jest ustalenie elastycznych ram czasowych, czyli takiego planu działań, który umożliwi członkom zespołu eksperymentowanie. Na początku może się to obywać poprzez wykorzystanie tzw. buforów (dodatkowego czasu traktowanego jako zabezpieczenie) w planie projektu, ale tak naprawdę chodzi tu o wspieranie najbardziej kreatywnych działań pracowników w mądry sposób – warto pomyśleć o wdrożeniu „zwinnych metod” zarządzania projektami, które improwizację stawiają w centrum prac (metody Agile).
Innym poważnym wyzwaniem jest ocena i kontrola wykonanej pracy. Podstawowe kryterium, jakie powinno się brać pod uwagę przy ocenie działań, to wyniki i ich jakość, nie warto więc rozliczać pracy na podstawie wykonanych osobogodzin. Dopiero na drugim etapie należy się zastanowić, czy w wyniku wdrożenia nowej metody postępowania poprawiła się jakość (a jeżeli przekracza ona ustalone wymagania – czy klient za to zapłacił; w języku zarządzania takie zjawisko określamy jako „pozłacanie”) i czy uzyskano oszczędność czasu. Pomocne w tym względzie są zaawansowane metody zarządzania projektami jak np. metoda łańcucha krytycznego, która pozwala nie tylko uzyskać czas na eksperymenty, ale także chroni projekt dzięki korzystnemu wykorzystaniu buforów.
I jeszcze jedna bardzo ważna uwaga. Skoro improwizacja bazuje na kreatywności i intuicji, bardzo ważne jest, by w projekcie uczestniczyli doświadczeni pracownicy, którzy mogą opierać swoje wnioski na doświadczeniu. Wzrasta wtedy prawdopodobieństwo podjęcia trafnych decyzji. Kreatywne rozwiązania rodzą się także przez zastosowanie rozwiązań znanych z innych dziedzin w nowy sposób, w nowym środowisku, dlatego nie samo doświadczenie, ale także wiedza z różnych, często odległych dziedzin ma znaczenie. Rozsądnie jest też prowadzić bazę wiedzy, do której będą dołączane doświadczenia uzyskane w kolejnych projektach, dzięki czemu organizacja nie straci ważnych danych mogących zadecydować o sukcesie bądź porażce.
Michał Brennek
Project manager specjalizujący się w kierowaniu projektami z dziedziny IT i nowych mediów oraz marketingu
Ilustr. Ewa Henry