Dwugłos o facylitacji
Pomoc facylitatora jest przydatna, gdy w dyskusji nad projektem powtarza się sytuacja, w której wydaje się, że dojście do wspólnego stanowiska jest nierealne, a „wymęczony” konsensus pozostawia każdego z uczestników w poczuciu, że poświęcił coś ważnego i dał za wygraną.
Niepowodzenia wspólnego projektu
Elżbieta Kaczmarek: Od wielu lat pracuję w organizacjach biznesowych, w których duże znaczenie ma pełne zaangażowanie pracowników w realizację projektów informatycznych. W tego typu przedsięwzięciach potrzebne jest innowacyjne podejście do zadań zarówno ze strony kadry zarządzającej, jak i (jeśli nie przede wszystkim) pracowników – specjalistów w wielu dziedzinach. Podczas spotkań padają nowe pomysły, a w zespole panuje atmosfera radości z własnych odkryć. Ważne jest, aby później, gdy zespół przejdzie do kolejnego etapu ustaleń, te nowe dobre idee znajdowały drogę realizacji, a nie więdły w atmosferze frustracji i wzajemnej niechęci.
Obserwowałam ten problem nie raz: gdy pomysłodawca nie potrafił przekonać zwierzchnika do innowacyjnej zmiany, to nie zawsze miał ochotę na poszukiwanie innych sprzymierzeńców. W ten sposób dobre pomysły odchodziły w niepamięć, a pracownicy z firmy.
Marzena Dębska-Matuszak: Spotkania biznesowe są nieodłącznym elementem pracy menedżerów w organizacjach biznesowych. Są często okazją do przedyskutowania ważnych kwestii. Wymiana poglądów jest także potrzebna osobie podejmującej decyzje, by miała ona pełen obraz sytuacji. I to jeszcze nie wymaga stosowania szczególnych metod prowadzenia spotkań. Jednak w przypadku, gdy pojawiają się problemy dotyczące np. zespołów projektowych lub zadaniowych, dobrze jest zadbać, aby dyskusja nie przeciągała się, a wypracowane wnioski prowadziły do konkretnych rozwiązań.
Zdarza się bowiem, że dyskusja wywołuje duże emocje i nie widać ani wniosków, ani porozumienia. Prowadzący ma wrażenie, że podjęcie decyzji jest niemożliwe. Druga strona, czyli uczestnicy spotkania, co prawda wypowiedzieli się, ale po powrocie do własnych obowiązków są niezadowoleni, czasem sfrustrowani, że nie zdążyli lub nie zostali wysłuchani uważnie i do końca. Potem, gdy dochodzi do realizacji zadań, spada motywacja zespołu, i nie wiadomo dlaczego…
Podczas spotkań prowadzonych „spontanicznie” dyskusja uczestników łatwo przemienia się w chaos wypowiedzi i działań poszczególnych jednostek. „Głośni” uczestnicy mówią dużo; co więcej, uważają, że „cisi” nie mają nic do powiedzenia i dlatego milczą. „Cisi” zamykają się w pretensji do „głośnych”, że ci nie dopuszczają ich do głosu. Pomysły nie zostają wypowiedziane lub giną w chaosie wypowiedzi. Trwa walka o zwrócenie na siebie uwagi i o to, kto ma rację. Po kilkudziesięciu minutach takich zmagań trudno pamiętać, jaki był cel spotkania – nawet jeśli został ustalony… Obecność facylitatora jest pomocna, gdy powtarza się sytuacja, w której wydaje się, że dojście do wspólnego stanowiska jest nierealne, a „wymęczony” konsensus pozostawia każdego w poczuciu, że poświęcił coś ważnego i dał za wygraną.
Własność mostem do zaangażowania
Elżbieta Kaczmarek: Do wprowadzania nowych pomysłów w organizacjach biznesowych niezbędne jest powstanie zgodnie pracujących przez wiele miesięcy, efektywnych zespołów. Pracownikowi należy dać coś więcej niż dobre wynagrodzenie. Statystyki pokazują, że nieuwzględnione emocje i nieumiejętna komunikacja są głównymi przyczynami porażek projektów. Idea facylitacji zakłada, że należy zwrócić uwagę na znaczenie poczucia współwłasności intelektualnej przedsięwzięcia, w które angażują się członkowie zespołu. Nie wystarczy uczestnictwo w realizacji odgórnie przypisanych zadań; czasem pracownikowi potrzebne jest wypracowywanie czegoś „własnego” w ramach wspólnego przedsięwzięcia. Może to być na przykład zaakceptowane przez zwierzchników drobne lub większe usprawnienie wykonywania zadań, czy porozumienie osiągnięte w kwestii budzącej dotychczas kontrowersje np. pomiędzy współpracującymi zespołami.
Metoda spotkań facylitowanych umożliwia osiągnięcie porozumienia, lub rozwiązania problemu obciążającego projekt. Ważne jest, aby zagadnienie było jednakowo istotne dla wszystkich uczestników.
***
Facylitator czy facilitator: (…) Słowniki wyrazów obcych notują facylitację (ang. facilitation, z fr. faciliter ‘ułatwiać’, z łac. facilis ‘łatwy’) jako – najogólniej mówiąc – wzajemną stymulację zachowań członków grupy, a stąd już tylko krok do facylitatora, który takie zachowania obserwuje, pobudza i wspiera grupę w dochodzeniu do celu. W pracach z zakresu psychopedagogiki, pedagogiki społecznej i zarządzania oprócz facylitacji i facylitatora pojawiają się jeszcze: funkcja facylitacyjna, techniki facylitatingu, umiejętności facylitatorskie; widać więc, że słowo wchodzi w szerszy obieg. Poprawną formą jest też facilitator, odczytywany [fac-ilitator] lub z angielska [fes-ilitejter], ale właśnie z powodu tej dwoistości wymowy i zadomowionej w polszczyźnie facylitacji lepiej posłużyć się postacią spolszczoną.
Lidia Wiśniakowska, Poradnia Językowa Słownika Języka Polskiego PWN (www.poradnia.pwn.pl) [przyp.red.]
***
Spotkanie facylitowane
Osoba prowadząca – facylitator – dba o kilka spraw. Po pierwsze, każdy uczestnik ma prawo przedstawić swoją opinię na uzgodniony temat. Po drugie, każda opinia staje się ważna, gdyż przybliża osiągnięcie wspólnego rozwiązania.
Kolejny etap to praca w kilkuosobowych podgrupach nad ujawnionymi spostrzeżeniami i doświadczeniami. Następnie wspólne uporządkowanie wszystkich nowych aspektów na forum ogólnym pozwala odkryć, że:
– każdy problem można rozłożyć na czynniki pierwsze;
– takie same czynniki pierwsze pojawiają się w różnych podzespołach;
– z tych elementów można ułożyć rozwiązanie, którego nie dostrzegaliśmy dotychczas;
– wspólnie, w całej grupie potrafimy na nowo zobaczyć całe zagadnienie w nowym świetle;
– inni uczestnicy spotkania mają podobne pomysły;
– we wspólnym rozwiązaniu znajdują się własne pomysły każdego uczestnika spotkania, co daje poczucie własnego wkładu w rozwiązanie;
– akceptacja rozwiązania przez całą grupę daje poczucie ważności własnego wkładu.
Facylitator prowadzi spotkanie dbając o zachowanie ustalonych i zaakceptowanych reguł. Pomaga doprecyzować i porządkować elementy rozwiązania. Nie krytykuje, nie poprawia, nie podsuwa własnych pomysłów ani rozwiązań. Ostateczne zdanie należy do uczestników. Ustalenie planu działania to również ich wspólne dzieło, wykonane pod okiem facylitatora.
Zamknięcie spotkania wyznacza początek realizacji planu działania przez zespół. Udział w tak prowadzonym spotkaniu wzbudza również poczucie odpowiedzialności za jakość wykonania. Co ważne, rozwiązanie wypracowane w zespole cementuje ów zespół. A twórcze rozwiązanie problemu sprzyja ponownemu nawiązaniu współpracy między zespołami. I o to przecież chodzi.
Facylitator poszukiwany
Marzena Dębska-Matuszak: Jedną z metod facylitowania spotkań jest CONSENSUS WORKSHOP METHOD®. Można ją opisać jako szybki sposób na osiągnięcie konsensusu poprzez precyzyjnie przeprowadzony proces zintegrowanego grupowego myślenia. Gdy uzyskane tą metodą porozumienie pojawia się jako wynik pracy grupy, wszyscy biorący udział w dyskusji mają wrażenie, że ich pomysły, punkty widzenia, wiedza i odczucia zostały wzięte pod uwagę, a wypracowane uzgodnienie zawiera indywidualne koncepcje. Zostają osiągnięte cele merytoryczne, a przy tym budowana jest motywacja ludzi do dalszej wspólnej pracy.
Jeśli brzmi to interesująco, warto jeszcze powiedzieć, że najczęściej metodę Consensus Workshop® stosuje się, gdy należy:
– ustalić wspólne dla grupy priorytety;
– znaleźć wspólną platformę dla zwolenników przeciwnych poglądów i/lub ludzi o rozmaitych zapatrywaniach;
– zidentyfikować bariery skutecznej komunikacji;
– wprowadzić nową strukturę zadań i/lub funkcji w firmie;
– wypracować wspólne myślenie zespołu;
– stworzyć nowe sposoby poprawy jakości;
– skoordynować pracę działów o różnych celach.
Uważa się, że facylitacja szczególnie dobrze sprawdza się w realizacji przedsięwzięć dotyczących społeczności lokalnych i organizacji non-profit [oraz wszędzie tam, gdzie istnieje tendencja do „zadyskutowania problemów na śmierć”- red.].
Elżbieta Kaczmarek: Czy ta forma pracy grupowej okaże swoją siłę w naszych firmach? Czy pobudzi innowacyjność? Przyczyni się do znajdowania dobrych, mądrych rozwiązań? Myślę, że może być bardzo pomocna. Ale żeby facylitacja okazała się skuteczna, warto zadbać o przychylność zwierzchnika wobec metody oraz właściwe prowadzenie facylitowanego spotkania. To warunki niezbędne. Doradzam więc oddanie prowadzenia spotkania w ręce wspierającego, doświadczonego facylitatora.
Więcej o metodzie na stronie brytyjskiej organizacji non-profit Institute of Cultural Affairs UK: www.ica-uk.org.uk
Autorki:
Elżbieta Kaczmarek – coach ICC (International Coaching Community) i facylitator ICA:UK (Institute of Cultural Affairs UK).
Marzena Dębska-Matuszak – trener i coach ICC (International Coaching Community) i facylitator ICA:UK (Institute of Cultural Affairs UK).