Event dobrze nagłośniony

Planując konferencję, galę, czy inne wydarzenie o charakterze eventu, osoby odpowiedzialne za organizację imprezy skupiają się na kilku czynnikach. Po pierwsze – na sporządzeniu doskonałego biznesplanu, który pozwoli wygrać przetarg na organizację eventu. Po drugie – na opracowaniu scenariusza zgodnego z wymaganiami zleceniobiorcy (może to być konferencja, zjazd pracowniczy, gala okraszona występami artystycznymi – możliwości są nieograniczone, o czym później). Po trzecie – na uzyskaniu niezbędnych zezwoleń od stosownych władz (np. na pokaz sztucznych ogni na świeżym powietrzu po godzinie 22:00). Jedyne, co może spędzać sen z powiek event managera, to nagłośnienie, rozumiane tutaj dwojako – zleceniobiorcy zależy przede wszystkim na doskonałej promocji i reklamie zleconego przedsięwzięcia. Po drugie – oczekuje on, że współpraca event managera z ekipą techniczną przyniesie najlepsze rozwiązania w dziedzinie obsługi miejsca eventu, a przede wszystkim sceny.

Punkt pierwszy – promocja. W zależności od zasięgu planowanego wydarzenia (a przede wszystkimfantazji i zasobności portfela firmy zlecającej zorganizowanie eventu), manager ma do dyspozycji wieleklienta), trzeba użyć różnych narzędzi promocyjnych. Jeżeli event jest imprezą zamkniętą firmy zlecającej pracę, promocja będzie dość prosta – o wydarzeniu pracownicy dowiedzą się z wewnętrznych biuletynów firmy. Jeśli zaś mówimy o masowej imprezie, wtedy spektrum działań promocyjnych poszerza się do nieograniczonych rozmiarów. MożemyMożna korzystać z tradycyjnej formy reklamy jaką jestATL, czyli działania marketingowe prowadzone w mediach tradycyjnych – prasa, radio, TV, reklama zewnętrzna, tzw. ‘outdoor’. MożemyATL*, można również posiłkować się reklamą niekonwencjonalną, np. marketingiem szeptanym, czysocial networkingiem, to znaczy działalnością na portalach społecznościowych (popularne ‘tworzenie wydarzeń’ i zapraszanie do udziału wybrane osoby). Jeśli nas na to stać, warto skorzystać z pomocy specjalistów! Podpowiedząnam, jaki rodzaj reklamy najskuteczniej przyciągnie największą liczbę odbiorców. Do wyboru mamy między innymi rozłożone w czasie działania promocyjne, realizowane poprzez reklamę na nośnikach wielkoformatowych w centralnych punktach miast, kampanię w prasie segmentu powiązanegopowiązanej z charakterem eventu (zatem jeśli główną częściąnaszej imprezy będzie np. koncert, zainteresujemy się prasą muzyczną i lifestyle’ową – jeśli organizujemy konferencję biznesową, zaprośmy do współpracylifestyle’ową; przy konferencji biznesowej warto wykorzystać czasopisma i magazyny związane z branżą, do której zamierzamy dotrzeć), czy współpracę barterową z lokalnymi mediami. Naszym sprzymierzeńcem będą także działania BTL (narzędziaBTL, czyli narzędzia reklamy pozamedialnej,skierowane do konkretnego odbiorcy), a także gry miejskie, oraz, jeśli planujemyoraz (jeśli zaplanowano naprawdę duże wydarzenie,wydarzenie) imprezy klubowe poprzedzające event.

Punkt drugi – nagłośnienie. nagłośnienie. Gwiazda polskiej muzyki, zespół coverowy, lub innego rodzaju atrakcje, jak tancerze, magicy, hipnotyzerzy, kucharze (można wymieniać bez końca, mając na uwadze na kreatywność organizatorów), to kluczowy element dobrze zorganizowanego eventu. Najważniejsza jest wstępna koncepcja samej imprezy, na podstawie której osoby planujące zakres obsługi technicznej będą mogły przygotować dokładny plan i specyfikację sprzętu, który powinien zostać użyty do zrealizowania danej koncepcji, o czym przekonujekoncepcji. Przekonuje o tym Marcin Kaptacz, konsultant techniczny Brill AV Media – NagłośnienieMedia: „Nagłośnienie jest determinowane riderem technicznym [tzn. wymaganiami co do rodzaju i sposobu nagłośnienia, oświetlenia, oraz szczegółowych aspektów obsługi technicznej koncertu – przyp.aut.][tzn. wymaganiami co do rodzaju i sposobu nagłośnienia, oświetlenia, oraz szczegółowych aspektów obsługi technicznej koncertu – przyp.aut.] zaproszonych artystów, jak i również innymi elementami scenariusza. Rolą konsultanta jest znalezienie „złotego środka”złotego środka pomiędzy wymaganiami organizatora, które dotyczą estetyki wykonania instalacji, projektu scenograficznego sceny, a wymaganiami artysty. Wymagania te są podstawą specyfikacji technicznej i determinują jej zawartość w pierwszej kolejności.

kolejności”.

Współpraca pomiędzy event managerem a firmą zewnętrzną, zajmującą się nagłośnieniem i oświetleniem, rozwija się w trakcie ustalania dokładnego scenariusza eventu.imprezy. Praca z konsultantem technicznym z ramienia firmy obsługującej imprezy często polega na proponowaniu klientowi rozwiązań, którymi dysponuje firma – często podmiot zlecający realizację eventu możeklient może nie mieć o nich wyobrażenia ani nie znać możliwości, jakie dają proponowane narzędzia – Podczasdają. „Podczas dokumentacji technicznej na miejscu imprezy, omawiane są poszczególne elementy scenariusza i sprzęt techniczny konieczny do zrealizowania wizji klienta. Należy wziąć pod uwagę ilość gości na imprezie, moc i specyfikację techniczną nagłośnienia, rodzaj instalacji, jaka ma zostać użyta. Warto także zwrócić uwagę na możliwości techniczne, jakie oferuje nam przestrzeń, w której event ma się odbyć. Główną rolę odgrywa rider artysty, ale tylko w przypadku oświetlenia sceny, która powinna zapewniać komfort przeprowadzenia konferencji lub gali i być dobrze widoczna. W zależności od życzeń klienta można oświetlić wejście do obiektu lub cały obiekt i korytarze w środku oraz zapewnić klimatyczne oświetlenie w salach przeznaczonych np. na „chillout room”, czy sale tematyczne. –chillout room, czy sale tematyczne” – wymienia Kaptacz.

Na odpowiednie nagłośnienie imprezy pracują również nowoczesne multimedia, czyli szeroki zakres technik pozwalających w trakcie konferencji, koncertu, lub gali na dokładne przekazanie treści przeznaczonych dla odbiorców – Wodbiorców. „W trakcie gali, czy imprezy wieczornej z koncertem, pokazujemy elementy promocyjne, takie jak logo organizatora i sponsorów, filmy promocyjne, czy też przekaz LIVEbezpośredni z miejsca imprezy do innych sal. Zdarza się, że artyści uwzględniają je również w swoich riderach i wykorzystują w trakcie swoich pokazów. Istotne jest podwieszenie konstrukcji kratownicowych, służących do podwieszeniazamocowania oświetlenia, nagłośnienia, multimediów i scenografii – tłumaczy Kaptacz – wykorzystujescenografii” – tłumaczy Marcin Kaptacz. – „Wykorzystuje się punkty podwieszeń, jeżeli obiekt daje taką możliwość, lub buduje się wolnostojące konstrukcje. Rozmiar kratownicy zależy od ilości urządzeń, jakie chcemy podwiesić. Należy zwrócić dużą uwagę na rozmieszczenie obciążeń, wytrzymałość kratownicy, ilość punktów podparcia oraz wytrzymałość punktów podwieszenia, jeżeli chcemy je wykorzystać, a także na wagę poszczególnych urządzeń. – dodaje Kaptacz. urządzeń”.

Możliwości operowania multimediami podczas eventu jest mnóstwo, m.in.mamy mnóstwo: są to m.in. ekrany plazmowe, ekrany diodowe, ekranydiodowe czy projekcyjne, projektory, różnego rodzaju procesory obrazu, komputery z odpowiednim oprogramowaniem do sterowania obrazem, kamery, systemy do realizacji LIVE, ale także proste zmieniacze slajdów, telepromptery, konferencyjne liczniki czasu i wiele innych. Ustaliwszy poszczególne elementy, składające się na perfekcyjną organizację imprezy, pozostaje nam tylko cieszyć się z efektów swojej pracy i… znakomicie bawić się na doskonale nagłośnionym evencie!

—-

* ATL (above-the-line) – działania reklamowe wykorzystujące mass-media.

Magdalena Supeł